Bestyrelsesmøde tirsdag d. 22. november 2005
Bestyrelsesmøde tirsdag d. 22. november 2005
Dagsorden:
Dagsorden:
1. Konstituering af bestyrelsen
1. Konstituering af bestyrelsen
2. Gennemgang af møde med kommune
2. Gennemgang af møde med kommune
3. Vedligeholdelse af fællesarealer + tilbud
3. Vedligeholdelse af fællesarealer + tilbud
4. Første kontingentopkrævning
4. Første kontingentopkrævning
5. Hjemmeside
5. Hjemmeside
6. Evt. herunder dato for næste møde.
6. Evt. herunder dato for næste møde.
Ad. pkt. 1
Ad. pkt. 1
Bestyrelsen konstituerede sig på følgende måde.
Bestyrelsen konstituerede sig på følgende måde.
Formand: Mogens Jacobsen nr. 10
Formand: Mogens Jacobsen nr. 10
Kasserer: Kurt Jensen nr. 94
Kasserer: Kurt Jensen nr. 94
Sekretær: Liselotte Lyngvad nr. 58
Sekretær: Liselotte Lyngvad nr. 58
Ad. pkt. 2
Ad. pkt. 2
Mogens Jacobsen og Liselotte Lyngvad mødtes med repræsentanter fra kommunen den 10. november.
Mogens Jacobsen og Liselotte Lyngvad mødtes med repræsentanter fra kommunen den 10. november.
Grænser for Grundejerforeningens områder blev gennemgået. Der er af kommunen opsat skelpæle ved de områder, hvor der ikke er et synligt skel. Tegning over Grundejerforeningens områder lægges på foreningens hjemmeside, når denne er modtaget fra kommunen. Ønskes yderligere forklaring, er alle velkomne til at henvende sig til medlemmer af bestyrelsen.
Grænser for Grundejerforeningens områder blev gennemgået. Der er af kommunen opsat skelpæle ved de områder, hvor der ikke er et synligt skel. Tegning over Grundejerforeningens områder lægges på foreningens hjemmeside, når denne er modtaget fra kommunen. Ønskes yderligere forklaring, er alle velkomne til at henvende sig til medlemmer af bestyrelsen.
Fra Grundejerforeningens side blev der gjort opmærksom på problemet med vand der løber ud på Trondheimsvej fra kommunens grønne område mellem Trondheimsvej og Narvikvej. Man vil fra kommunal side opservere området i løbet af vinteren, for at finde den bedste måde at løse problemet på, og herefter vil der blive lavet de foranstaltninger der skal til for at løse problemet.
Fra Grundejerforeningens side blev der gjort opmærksom på problemet med vand der løber ud på Trondheimsvej fra kommunens grønne område mellem Trondheimsvej og Narvikvej. Man vil fra kommunal side opservere området i løbet af vinteren, for at finde den bedste måde at løse problemet på, og herefter vil der blive lavet de foranstaltninger der skal til for at løse problemet.
Der er givet besked videre til belysningsvæsnet vedrørende påkørt lygtepæl udfor nr. 34 og nr. 2.
Der er givet besked videre til belysningsvæsnet vedrørende påkørt lygtepæl udfor nr. 34 og nr. 2.
Der blev på mødet truffet aftale om at kommunen sørger for at nivellere det grønne fortov der går fra indkørslen på Trondheimsvej og frem til nr. 1. Det samme gælder for det grønne fortov der går langs med det grønne område mellem Trondheimsvej og Narvikvej.
Der blev på mødet truffet aftale om at kommunen sørger for at nivellere det grønne fortov der går fra indkørslen på Trondheimsvej og frem til nr. 1. Det samme gælder for det grønne fortov der går langs med det grønne område mellem Trondheimsvej og Narvikvej.
Samtidig vil de stophaner der sidder for højt i det grønne fortov blive placeret i niveau.
Samtidig vil de stophaner der sidder for højt i det grønne fortov blive placeret i niveau.
Der blev samtidig truffet aftale om at brønddæksler ud for nr. 2 og 4 skal bringes i niveau af kommunen.
Der blev samtidig truffet aftale om at brønddæksler ud for nr. 2 og 4 skal bringes i niveau af kommunen.
Når det regner dannes der hurtigt nogle meget store vandpytter på Havrestien ud for Dybkærskolen. Som tingene er udformet i dag, har vandet ingen muligheder for at løbe derfra, hvorfor problemet blev påpeget overfor kommunen, som har lovet at finde en løsning.
Når det regner dannes der hurtigt nogle meget store vandpytter på Havrestien ud for Dybkærskolen. Som tingene er udformet i dag, har vandet ingen muligheder for at løbe derfra, hvorfor problemet blev påpeget overfor kommunen, som har lovet at finde en løsning.
Ved Grundejerforeningens fællesareal overfor Dybkærskolen er der ingen belysning. Stierne ved området benyttes af mange, også yngre skolebørn. Grundejerforeningen har forespurgt kommunen om det kan lade sig gøre at få opsat belysning ved området, som minimum 1 lygte ved hver af de 3 stier der går ned til området. Repræsentanterne fra kommunen vil undersøge dette, og vende tilbage.
Ved Grundejerforeningens fællesareal overfor Dybkærskolen er der ingen belysning. Stierne ved området benyttes af mange, også yngre skolebørn. Grundejerforeningen har forespurgt kommunen om det kan lade sig gøre at få opsat belysning ved området, som minimum 1 lygte ved hver af de 3 stier der går ned til området. Repræsentanterne fra kommunen vil undersøge dette, og vende tilbage.
Man er fra Bestyrelsen for Grundejerforeningen og Kommunen enige om at overdragelsesforretning skal ske omkring årsskiftet 2005 /2006.
Man er fra Bestyrelsen for Grundejerforeningen og Kommunen enige om at overdragelsesforretning skal ske omkring årsskiftet 2005 /2006.
Der laves en skriftlig aftale mellem kommune og grundejerforening vedr. de forbedringer/ændringer der er aftalt kommunen skal udføre.
Der laves en skriftlig aftale mellem kommune og grundejerforening vedr. de forbedringer/ændringer der er aftalt kommunen skal udføre.
Ad. pkt. 3
Ad. pkt. 3
Jan har fået udleveret et kort over området med nummerering og kvadratmeter angivelse.
Jan har fået udleveret et kort over området med nummerering og kvadratmeter angivelse.
Bestyrelsen aftalte følgende plan for vedligeholdelse af fællesarealer:
Bestyrelsen aftalte følgende plan for vedligeholdelse af fællesarealer:
Areal nr. 6, 72 og 83 skal holdes som en privat græsplæne (skal i sommerhalvåret ca. slås 15-20 gange)
Areal nr. 6, 72 og 83 skal holdes som en privat græsplæne (skal i sommerhalvåret ca. slås 15-20 gange)
Areal nr. 73,74,75,76A og 78 skal slås ca. 5-6 gange i sommerhalvåret.
Areal nr. 73,74,75,76A og 78 skal slås ca. 5-6 gange i sommerhalvåret.
Areal nr. 79 og 84 + 1m på siden af stierne skal slås 3 gange årligt. Det er vigtigt at dette bliver slået inden mælkebøtterne smider deres frø, og senere inden tidslerne gør det samme.
Areal nr. 79 og 84 + 1m på siden af stierne skal slås 3 gange årligt. Det er vigtigt at dette bliver slået inden mælkebøtterne smider deres frø, og senere inden tidslerne gør det samme.
De grønne områder skal have kalk og gødning mindst 1 gang årligt.
De grønne områder skal have kalk og gødning mindst 1 gang årligt.
Ved beplantning skal der evt. de første år luges.
Ved beplantning skal der evt. de første år luges.
Jan tager tilbud på vedligeholdelse af de grønne områder hjem fra 3 forskellige, i henhold til ovenstående vedligeholdelsesplan.
Jan tager tilbud på vedligeholdelse af de grønne områder hjem fra 3 forskellige, i henhold til ovenstående vedligeholdelsesplan.
Jan undersøger endvidere om vi evt. kan lave en aftale omkring snerydning, hvor vi kan ringe når vi finder behov for at få ryddet, eller når der falder mere end 10 cm sne.
Jan undersøger endvidere om vi evt. kan lave en aftale omkring snerydning, hvor vi kan ringe når vi finder behov for at få ryddet, eller når der falder mere end 10 cm sne.
Bestyrelsen er enig om at man ikke vil betale til en dyr ordning, for hurtigt at få ryddet sne.
Bestyrelsen er enig om at man ikke vil betale til en dyr ordning, for hurtigt at få ryddet sne.
Ad. pkt. 4
Ad. pkt. 4
Kurt får oprettet en konto, og sørger samtidig for at få sendt besked ud til samtlige husstande om indbetaling af første kontingent.
Kurt får oprettet en konto, og sørger samtidig for at få sendt besked ud til samtlige husstande om indbetaling af første kontingent.
Ad. pkt. 5
Ad. pkt. 5
Søren fra nr. 86 har tilbudt at lave ny hjemmeside for Grundejerforeningen, til erstatning for den midlertidige.
Søren fra nr. 86 har tilbudt at lave ny hjemmeside for Grundejerforeningen, til erstatning for den midlertidige.
Det er vigtigt at bestyrelsen efterfølgende selv kan lave rettelser og tilføje dokumenter og evt. billeder på hjemmesiden.
Det er vigtigt at bestyrelsen efterfølgende selv kan lave rettelser og tilføje dokumenter og evt. billeder på hjemmesiden.
Det er samtidig ønskeligt, at der laves en del der kun er tilgængelig for medlemmer af grundejerforeningen, og en anden del der er tilgængelig for alle.
Det er samtidig ønskeligt, at der laves en del der kun er tilgængelig for medlemmer af grundejerforeningen, og en anden del der er tilgængelig for alle.
Mogens tager kontakt til Søren, og aftaler nærmere.
Mogens tager kontakt til Søren, og aftaler nærmere.
Morten har indtil den nye hjemmeside er oprettet, lovet at ville være behjælpelig med at lægge dokumenter og meddelelser på den eksisterende hjemmeside.
Morten har indtil den nye hjemmeside er oprettet, lovet at ville være behjælpelig med at lægge dokumenter og meddelelser på den eksisterende hjemmeside.
Det blev aftalt at Lotte fremover tager sig af indkommen post sendt til hjemmesiden.
Det blev aftalt at Lotte fremover tager sig af indkommen post sendt til hjemmesiden.
De kommende møder i bestyrelsen:
De kommende møder i bestyrelsen:
Mandag den 12. december kl. 20.00 hos Lotte
Mandag den 12. december kl. 20.00 hos Lotte
Mandag den 16. januar kl. 20.00 hos Kurt
Mandag den 16. januar kl. 20.00 hos Kurt